tabla de retencion

¿Qué son las Tablas de Retención Documental T.R.D?

Se entiende como Tablas de Retención Documental el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Este instrumento está compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas".

¿Cómo se usan las Tablas de Retención Documental T.R.D?

1.    Al abrir las carpetas en su oficina tenga en cuenta el nombre y código de la serie documental que se encuentra en la tabla de retención documental.

 Al utilizar el código de la dependencia en la carpeta ayuda a la    identificación de los documentos por oficina y asegura una sola forma de ubicación en las carpetas.

2.    Archive todos los documentos de un mismo asunto o tema en el orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. En las carpetas nuevas e identificadas no conserve originales y copias del mismo documento.

3.    Recuerde que para las series documentales debe conservar los antecedentes y sus soportes que estén firmados y correspondan a decisiones consolidadas. No guarde borradores o documentos de trabajo, tampoco invitaciones, sobres, stickers, o demás documentos sin valor.

4.    Recuerde revisar periódicamente las actualizaciones a los procedimientos de archivo. Del trabajo de organización que usted de a los documentos, dependerá el éxito de su recuperación de la información necesaria para sus actividades.

5.    Los oficios, memorandos, o circulares que contienen solo información de vigencia temporal, no los archive en estas carpetas, pues lo que hace es agrandar y dificultar la posterior consulta. Así usted encontrará que se reduce el número de carpetas y unifica en temas todos los documentos.

6.    El tiempo de retención previstos para cada grupo de documentos, le indica que y por cuánto tiempo debe conservarlos en el archivo de gestión.

7.    Si acostumbra a conservar consecutivos de correspondencia asegúrese de que los originales de las comunicaciones que envía o recibe se archiven en las series correspondiente.

¿Para qué se utilizan las Tablas de  Retención Documental T.R.D?

Se utilizan para:

·         Facilitar el manejo de la información.

·         Contribuir  a la racionalización de la producción documental.

·         Permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

·         Facilitar  el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

·         Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

·         Regular las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

·         Permiten el manejo integral de los documentos.

·         Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

·         Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

·         Identifican y reflejan las funciones institucionales.

·         Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

·         Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

sistema de ordenamiento geografico

Archivo alfabético geográfico

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y juridicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.
2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS


Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:
Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

SISTEMA DE ORDENAMIENTO NUMÉRICO

SISTEMA NUMÉRICO:

 Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :

1.

En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.
2.
En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañias de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de titulos numéricos.