¿Qué son las Tablas de Retención Documental T.R.D?
Se entiende como Tablas de Retención Documental el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Este instrumento está compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas".
¿Cómo se usan las Tablas de Retención Documental T.R.D?
1. Al abrir las carpetas en su oficina tenga en cuenta el nombre y código de la serie documental que se encuentra en la tabla de retención documental.
Al utilizar el código de la dependencia en la carpeta ayuda a la identificación de los documentos por oficina y asegura una sola forma de ubicación en las carpetas.
2. Archive todos los documentos de un mismo asunto o tema en el orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. En las carpetas nuevas e identificadas no conserve originales y copias del mismo documento.
3. Recuerde que para las series documentales debe conservar los antecedentes y sus soportes que estén firmados y correspondan a decisiones consolidadas. No guarde borradores o documentos de trabajo, tampoco invitaciones, sobres, stickers, o demás documentos sin valor.
4. Recuerde revisar periódicamente las actualizaciones a los procedimientos de archivo. Del trabajo de organización que usted de a los documentos, dependerá el éxito de su recuperación de la información necesaria para sus actividades.
5. Los oficios, memorandos, o circulares que contienen solo información de vigencia temporal, no los archive en estas carpetas, pues lo que hace es agrandar y dificultar la posterior consulta. Así usted encontrará que se reduce el número de carpetas y unifica en temas todos los documentos.
6. El tiempo de retención previstos para cada grupo de documentos, le indica que y por cuánto tiempo debe conservarlos en el archivo de gestión.
7. Si acostumbra a conservar consecutivos de correspondencia asegúrese de que los originales de las comunicaciones que envía o recibe se archiven en las series correspondiente.
¿Para qué se utilizan las Tablas de Retención Documental T.R.D?
Se utilizan para:
· Facilitar el manejo de la información.
· Contribuir a la racionalización de la producción documental.
· Permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
· Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
· Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
· Regular las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
· Permiten el manejo integral de los documentos.
· Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
· Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
· Identifican y reflejan las funciones institucionales.
· Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
· Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
